Ark. klo 9.00 - 17.00 // La klo 9.00 - 14.00

Ylitornion apteekin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Ylitornion apteekki
Alkkulanraitti 52
95600 Ylitornio

Y-tunnus:  1730929-0

Puhelin:  016 571021, sähköposti: info@ylitornionapteekki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Apteekkari Sanna Hiltunen ja tietosuojavastaava Helena Raattamaa

Alkkulanraitti 52, 95600 Ylitornio

Puh: 016 571021, sähköposti: sanna.hiltunen@apteekit.net , proviisori.ylitornio@apteekit.net

3.  Rekisterin nimi

Ylitornion apteekin asiakasrekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

  • sopimuksen täytäntöönpaneminen;
  • Ylitornion apteekin apteekkialaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen;
  • Ylitornion apteekin oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella;
  • asiakkaidemme, mukaan lukien Ylitornion apteekin Avainasiakkaiden eli kanta-asiakkaiden (rekisteröity), suostumus tai arkaluonteisten henkilötietojen osalta nimenomainen suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • asiakas- (ml. kanta-asiakas)suhteiden hoitaminen;
  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen
  • sopimukseen perustuvien ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen;
  • toiminnanohjaus ja tilastointi;
  • markkinointi ja sähköinen suoramarkkinointi yksiselitteisen suostumuksen antaneille rekisteröidyille;
  • mainonnan kohdentaminen Ylitornion apteekin omissa ja Avainapteekkien verkkopalveluissa;
  • Henkilötietoja käsitellään asiakkaan asioinnin, asiakaskyselyiden, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
  • Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan rekisteröidyn osto- ja asiointitietoja tarjousten, etujen ja muiden markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Käytämme näitä tietoja paitsi viestinnässä ja markkinoinnin kohdentamisessa myös palvelujemme kehittämisessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan henkilötietoja, kun asioit reseptiasiakkaana:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten etunimet*, sukunimi*, henkilötunnus*,  asiakasnumero*, rintamapalvelutunnus;
  • reseptien toimittamiseen liittyvät ja muiden ostojen tiedot kuten tiedot lääke- ja muista ostoista sekä tilauksista ja kirjalliset reseptit (reseptikeskukseen tallennetut paperireseptit, Pro auctore -reseptit,  alkoholireseptit sekä pohjoismaiset ja EU -reseptit);
  • rekisteröidyn lääkkeisiin liittyvät kirjanpito- ja säilytysmenettelyt kuten reseptipäiväkirja, seurannan piirissä olevat lääkkeiden ja huumausaineiden käsittelyn kirjanpito, määräaikaisten erityislupavalmisteiden käsittelyn kirjanpito, ex-temporevalmisteiden valmistus- ja myrkkykirjanpito;
  • Kansallinen terveysarkiston palvelun, Kanta-palvelun, valtuutuksia koskevat tiedot mukaan lukien valtuutuslomakkeet ja Kanta-suostumusta koskevat tiedot;
  • rekisteröidyn maksusitoumuksiin liittyvät tiedot kuten Kansaneläkelaitoksen (Kela) tai sairausvakuutuskassojen suorakorvausmenettelyn tiedot, Kelan toimeentulotukimenettelyn tiedot ja muut mahdolliset maksusitoumusmenettelyt;
  • lääkehoidon ohjaamiseen liittyvät kirjaukset;
  • muut asiointiin liittyvät tiedot kuten tilausmenettelyihin liittyvät tiedot, toimituksia koskevat tiedot, asiakaslaskutustiedot, Kela-, vakuutusyhtiö- ja kassalaskutustiedot, muut laskutustiedot, tiedot PKV- tai huumausainelääkereseptiä hakevan henkilön (rekisteröity) henkilötunnuskyselystä apteekkijärjestelmässä

Mikäli olet liittynyt Avainasiakkaaksemme tai haluat liittyä, käsittelemme lisäksi suostumukseesi perustuen seuraavia tietoja:

  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset;
  • asiakkuutta koskevat ja sopimuksia koskevat tiedot kuten kanta-asiakkuussuhteeseen liittyvät tiedot, tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista;
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten tiedot allergioista tai lääkkeiden toimituksiin liittyvät toiveet

Mikäli olet liittynyt tiliasiakkaaksi käsittelemme lisäksi suostumukseesi perustuen seuraavia tietoja:

  • suoramaksu/e-laskutiedot, edunvalvojan tiedot, yhteyshenkilön tai hoitoyksikön tiedot, laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)

Mikäli olet liittynyt annosjakeluasiakkaaksi, käsittelemme lisäksi sopimukseen perustuen seuraavia tietoja:

  • hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas määritelty
  • annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
  • muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
  • annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, Kelalta, Kanta-palvelusta, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme tietoja lakiin perustuen seuraaville tahoille: Kela-, vakuutusyhtiö- ja kassalaskutustiedot, muut yrityslaskutustiedot, luottotietoyhtiö, Fimea, Valvira, Aluehallintovirasto.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet markkinointiin  liittyvät palvelut ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Ylitornion apteekin verkkosivuilla käytämme ulkopuolisen palveluntarjoajan analytiikkapalvelua edellä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittuihin tarkoituksiin. Apteekin verkkosivuilla käytettävistä evästeistä informoidaan erikseen apteekin verkkosivuilla.  Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Annosjakeluasiakkaiden henkilö/lääkitystiedot välitetään asiakassopimukseen perustuen sopimusvalmistajana toimivalle sopimusapteekille Pharmac Finland Oy:lle.  Pharmaciin välitettävät tiedot: nimi, henkilötunnus, hoitokodin/asiakasryhmän nimi, annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen, annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu, muu annosjakeluasiakkaan lääkitys, annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

Apteekin asiakasrekisterin tietoja voidaan siirtää EU/ETA -alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamista suojatoimista (kuten EU-U.S. -Privacy Shield-järjestelmän tai EU:n komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käytöstä). 

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Reseptien käsittelyyn liittyviä tietoja säilytämme viranomaismääräysten vaatiman ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan tietokannasta ja paperimateriaali tuhotaan.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.  Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Siltä osin kun olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa. 

Sivustolla käytetään evästeitä, jotta voimme varmistaa sivuston toiminnan sekä mm. kävijäseurantaan. Hyväksytkö evästeiden käytön?
OK - sulje ilmoitus En hyväksy